Att tänka på för bra onlinemöten

Denna text beskriver några tips och råd till den som ska hålla i ett helt textbaserat beslutsmöte i VoteIT. Detta är inte en manual utan mer en best practice och introduktion till vad man bör tänka på.

Introduktion

VoteIT är byggt för två huvudsakliga användningsområden - (1) helt digitala textbaserade beslutsmöten och (2) som stödsystem till fysiska årsmöten av större omfattning. 

Arbetsordning

Mötesmodellen för ett textbaserat möte skiljer sig från det fysiska. Detta beror till stor del på att förutsättningarna är så annorlunda vilket gör att problemen som behöver lösas blir annorlunda. På fysiska möten handlar många metoder om att tiden för debatt är begränsad och att man därför måste fördela taleutrymmet. På ett textbaserat möte finns inte den begränsningen. Alla kan skriva hur mycket de vill i debatterna. Om det mot förmodan skulle skrivas så mycket att många inte hinner läsa så kan sammanfattningar och ämnesindelning behövas, men vår erfarenhet säger att det är sällan ett problem. Däremot behöver digitala möten väldigt tydliga procedurer kring omröstningar och omröstningstider för att inte deltagarna ska känna att mötet springer ifrån dem eller att de missar att rösta. Lägg mer krut där än på att begränsa debatten.

För att hantera detta kommer kommer ni behöva anpassa arbetsordningen. Lägg in ett beslut om schema för mötet tidigt i mötet så ni bestämmer när yrkandestopp sätts under olika punkter och ni går till beslut. En omröstning bör ligga aktiv under 24h så att alla deltagare hinner rösta. Tänk på att inte avsluta omröstningar vid midnatt eller dylikt utan en bekväm tid då de som sköter mötet kommer jobba och det finns personer som kan hjälpa sena röstande.

Se till att ha ordentligt med tid 4-14 dagar brukar vara lagom. Eftersom ni inte är beroende av lokaler är det bara att förlänga mötet om det behövs. Stressa inte! Deltagarna behöver oftast bara gå in i mötet någon gång om dagen under mötestiden för att hålla sig a jour i debatten och för att rösta i de frågor som kommit upp. 

Dagordning

Håll igång dagordningspunkterna parallellt om det går. Gå gärna till omröstning tematiskt. Tänk däremot på att vissa val kan behöva ligga efter varandra. (Ledamöter som vill vara suppleanter istället t.ex.) Använd VoteITs funktioner för att sätta dagordningspunkter i kommande, pågående och avslutat för att visa deltagarna var ni förväntar er att de ska lägga sitt fokus. Kommande punkter är öppna för debatt och förslag men det är ännu tid kvar innan ni närmar er beslut. Pågående är de som man måste fokusera på eftersom de antingen snart stänger för nya förslag eller för att de redan har omröstningar startade. Avslutade kan en kika i för att se vad beslutet blev.

Debatt

Ta tid till diskussioner innan ni går till beslut. För enkla/uppenbara saker räcker en halv dag. (T.ex. val av processledare/presidium till mötet är dumt att dra ut på.) Låt andra dagordningspunkter vara öppna för diskussion några dagar innan ni går till beslut.

Krångliga frågor kan behöva behandlas på andra sätt också. Ha tex ett videomöte eller telefonväkteri om budgeten. Gör filmer av kandidatpresentationer på YouTube. Kanske lokala gruppdiskussioner vid speciella tidpunkter? Bjud deltagarna på det möte ni själva hade velat delta på.

Försök inte lösa konflikter i text. Märker ni att en grupp blir osams - se till att få till ett möte eller ringas istället. Just konfliktlösning fungerar väldigt dåligt i text! (Googla fenomenet “flamewars”.)

Förslag och beslut

Var noga med att skriva in alla färdiga förslag till beslut innan mötet öppnar. Ska det aktivt beslutas om att revisionsrapporten ska läggas till handlingarna? I så fall behövs ett förslag om det.

Följ schemat som ni beslutar om i början, ni kommer inte kunna fråga “är vi redo att gå till beslut”. Låt mötesordningen öppna för att mötesordföranden ska kunna flytta omröstningar framåt i tiden, men aldrig bakåt. Om en fråga inte är färdigbehandlad på onsdagen så kan omröstningen istället flyttas till torsdag etc. Men aldrig till tisdagen.

Ni behöver använda andra omröstningsmetoder än ni är vana vid om ni inte kört digitala möten förut. Lita på forskning och beprövad erfarenhet här - er gamla modell är förmodligen inte bättre och deltagarna kommer att förstå. Se listan nedan för vägledning.

Omröstningstyp Traditionell metod VoteIT Fördelar
Val av styrelse “Duttomröstning”, eftersom det är enkelt att räkna på papper. (Kryssa för kandidaterna) Skotsk STV Deltagarna rangordnar kandidater, och resultatet blir proportionellt. Svårare att taktikrösta och därmed kuppa.
Fler än två förslag som står mot varandra Kontrapropositionsvotering Schultze Resultatet kan inte manipuleras genom ordning i kontrapropositionsvoteringar. Det förslag flest vill ha vinner. En röstomgång som är enkel att genomföra. Glöm inte att lägga till “avslag” i omröstningen så ni inte behöver ställa vinnaren mot avslag efteråt.
Rangordning av förslag eller val av styrelse Saknas oftast, ibland Borda. (Som i Melodifestivalen) Sorterad Schultze Enkelt att rösta och snabbt resultat. (Icke proportionellt men med Condorcet-vinnare.)
Flera förslag som ska ställas mot avslag Upprepade omröstningar med bifall mot avslag Kombinerad enkel Rösterna räknas likadant, men den som röstar ser alla förslag samtidigt och får bättre överblick. Dessutom slipper ni oklarheter i presidiets bedömning och därpå tidsödande "VOTERING!".

Kommunikation

Se till att hjälpa deltagarna i processen. De som leder mötet behöver kanske skicka nyhetsbrev med vad som hänt under dagen. De kan behöva föreslå att personer borde prata med varandra för att jämka. Ha gärna en “dagordningspunkt” som är en öppen plats för tekniska eller praktiska frågor. En plats där ingen fråga är för dum för att ställas. Textbaserat möte är lätt att vänja sig vid men till en början ovant för många.

Be om hjälp

Det finns många som kan VoteIT och lett processer online. Första gången ni gör något sånt här - ha med er en person som har gjort det förut och vet vilka fallgropar som bör undvikas. Det är också lättare att tänka om när ni kan ta hjälp av någon som redan provat det ni planerar många gånger förut.